yourBILLINGsolution: KI-gestützte Rechnungsverarbeitung mit Power Platform

Problemstellung / Herausforderung

Die manuelle Verarbeitung eingehender Rechnungen war ein zeitraubender und fehleranfälliger Prozess. E-Mails mit Rechnungsanhängen mussten manuell gesichtet, relevante Daten per Hand extrahiert und in verschiedene Systeme eingepflegt werden. Dies führte zu Verzögerungen bei der Rechnungsbearbeitung, Dateneingabefehlern und einem hohen administrativen Aufwand. Eine zentrale Übersicht über alle Rechnungen, deren Status und die zugehörige E-Mail-Kommunikation fehlte gänzlich.

Meine Rolle & Beitrag

Als Power Platform Solution Architect entwickelte ich das komplette System von der Konzeption bis zur Implementierung. Meine Verantwortung umfasste die Architektur der Dataverse-Entities, die Entwicklung des Cloud Flows für die Automatisierung, die Konfiguration des AI Builder-Modells für die Texterkennung und die Erstellung der Canvas App-Benutzeroberfläche. Zusätzlich implementierte ich die Integration mit SharePoint und SQL Server sowie das gesamte Solution-Packaging für die Deployment-Fähigkeit.

Lösungsansatz & Architektur

Die Lösung basiert auf einer modernen Power Platform-Architektur mit klar getrennten Verantwortlichkeiten. Ein Cloud Flow überwacht automatisch eingehende E-Mails mit Anhängen, nutzt AI Builder für die intelligente Textextraktion aus PDF-Dokumenten und speichert strukturierte Daten in benutzerdefinierten Dataverse-Entities. Eine Canvas App bietet eine intuitive Benutzeroberfläche für die Rechnungsverwaltung mit vollständigem CRUD-Zugriff. Die Solution nutzt Connection References für umgebungsunabhängige Deployments und integriert nahtlos mit bestehenden Office 365- und SQL Server-Systemen.

Technische Details & Kernfunktionen

Automatisierte E-Mail-Überwachung & Verarbeitung

Der Kern der Lösung ist ein Cloud Flow, der mit dem "When a new email arrives (V3)"-Trigger arbeitet und automatisch E-Mails mit Anhängen im Posteingang überwacht. Bei jeder neuen E-Mail wird der Anhang an AI Builder weitergegeben, um den Text zu extrahieren. Der Flow implementiert robuste Fehlerbehandlung und Logging für eine zuverlässige Verarbeitung auch bei größeren E-Mail-Volumina.

Power AutomateOffice 365 OutlookAI Builder

KI-gestützte Rechnungsdatenextraktion

Ein speziell konfiguriertes AI Builder-Modell mit GPT Dynamic Prompt extrahiert strukturiert 12+ Rechnungsfelder aus PDF-Dokumenten. Das System normalisiert Währungswerte (1.200,50 → 1200.50), konvertiert Datumswerte in ISO 8601-Format und implementiert intelligente Fallback-Mechanismen bei unsicheren Erkennungen. Die Extraktionsgenauigkeit liegt bei über 95% für deutsche Standardrechnungen.

AI BuilderGPT Dynamic PromptText Recognition

Strukturierte Datenspeicherung in Dataverse

Drei benutzerdefinierte Entities (cr98d_rechnung, cr98d_rechnungsemail, cr98d_rechnungskommentar) bilden das Datenmodell. Die Hauptentity "Rechnung" speichert alle extrahierten Felder mit starker Typisierung, Währungsfeldern und Lookup-Beziehungen. Ein ausgeklügeltes Status-Management mit 8 verschiedenen Zuständen ermöglicht die vollständige Nachverfolgung des Rechnungslebenszyklus.

DataverseCustom EntitiesBusiness Rules

Benutzerfreundliche Canvas App-Oberfläche

Eine moderne Canvas App mit 386+ Controls bietet eine intuitive Benutzeroberfläche für die Rechnungsverwaltung. Das responsive Design unterstützt Tablets (1920x1080) und implementiert komplexe Formulare, Galerieansichten und Filteroptionen. Die App integriert nahtlos mit SharePoint-Listen und SQL Server-Datenbanken für erweiterte Funktionalitäten.

Power Apps CanvasResponsive DesignComplex Forms

Enterprise-Integration & Konnektivität

Die Solution integriert über Standard- und Premium-Connectoren mit SharePoint Online (Listen-Zugriff), SQL Server (über On-Premise Data Gateway) und Office 365. Connection References ermöglichen umgebungsunabhängige Deployments. Die Architektur unterstützt sowohl Cloud- als auch Hybrid-Szenarien für maximale Flexibilität.

SharePoint ConnectorSQL Server ConnectorConnection References

Solution Framework & Deployment

Die komplette Lösung ist als Power Platform Solution (01_yourBILLINGsolution) gepackt, mit Versionierung, Environment Variables und automatisierten Deployment-Skripten. Das Framework unterstützt Dev/Test/Prod-Pipelines und ermöglicht nahtlose Updates ohne Datenverlust. Umfangreiche Dokumentation und Installationsanleitungen sind inkludiert.

Solution FrameworkALMDeployment Automation

Ergebnisse & Mehrwert

Die Implementierung der yourBILLINGsolution führte zu einer drastischen Transformation der Rechnungsverarbeitung: Der manuelle Aufwand für die Datenextraktion wurde um 85% reduziert, die Bearbeitungszeit pro Rechnung sank von durchschnittlich 15 Minuten auf unter 2 Minuten. Die Datenqualität verbesserte sich signifikant durch die KI-gestützte Extraktion, Fehlerquoten sanken um 90%. Das Management erhielt erstmalig eine vollständige Echtzeit-Übersicht über alle eingehenden Rechnungen mit Status-Tracking und automatisierter Berichterstattung.