PowerPlatform Onboarding Agent: KI-gestützter Copilot für nahtloses Mitarbeiter-Onboarding

Problemstellung / Herausforderung

Das traditionelle Mitarbeiter-Onboarding war ein zeitaufwändiger, manueller Prozess mit zahlreichen Pain Points: Inkonsistente Informationsvermittlung zwischen verschiedenen Abteilungen, zeitraubende Erfassung von Mitarbeiterdaten, manueller Versand von Compliance-Dokumenten, fehlende Nachverfolgung des Onboarding-Fortschritts und repetitive Beantwortung der gleichen Fragen durch HR-Mitarbeiter. Dies führte zu ineffizienten Arbeitsabläufen, verlängerten Einarbeitungszeiten und einem suboptimalen ersten Eindruck für neue Mitarbeiter.

Meine Rolle & Beitrag

Als verantwortlicher Solution Architect und Entwickler konzipierte und implementierte ich den kompletten Copilot Agent von Grund auf. Meine Aufgaben umfassten die Architektur-Planung, die Konfiguration des Power Virtual Agent mit 35+ Wissensquellen, die Entwicklung von 4 Power Automate Flows für Datenverarbeitung und Email-Automation, die Integration mit SharePoint Online für Dokumentenmanagement, sowie die Implementierung der KI-gestützten Suchfunktionalität. Ein Schwerpunkt lag auf der Gestaltung einer natürlichen Konversationserfahrung und der nahtlosen Integration verschiedener Microsoft 365 Services.

Lösungsansatz & Architektur

Die Lösung basiert auf einem Microsoft Copilot Agent (Power Virtual Agents), der als zentraler Hub für das gesamte Onboarding fungiert. Durch die Integration von Power Automate Flows werden Datenerfassung, -speicherung und -verarbeitung vollständig automatisiert. SharePoint Online dient als Dokumenten-Repository und Datenbank für Mitarbeiterinformationen. Die KI-Komponente ermöglicht intelligente Suche in allen Wissensdokumenten und liefert kontextbezogene Antworten. Das System wurde modular aufgebaut, um verschiedene Abteilungen individuell zu bedienen und gleichzeitig eine konsistente User Experience zu gewährleisten.

Technische Details & Kernfunktionen

Intelligenter Conversational AI Agent

Herzstück ist ein Microsoft Copilot Agent mit 35+ integrierten Wissensquellen, der natürliche Sprachverarbeitung nutzt. Der Bot verfügt über ausgeklügelte Topic-Strukturen für verschiedene Onboarding-Phasen, Fallback-Mechanismen für unerkannte Anfragen und intelligente Eskalationslogik. Adaptive Dialogs passen sich an den Konversationsfluss an, während Entity Recognition wichtige Informationen wie Namen, Abteilungen und Kontaktdaten automatisch extrahiert.

Microsoft Copilot StudioPower Virtual AgentsMicrosoft AI

Automatisierte Datenverarbeitung mit Power Automate

Vier spezialisierte Power Automate Flows orchestrieren den gesamten Datenprozess: Erfassung und Validierung von Mitarbeiterdaten, automatische Generation einzigartiger RIVAtech-IDs, Speicherung in SharePoint-Listen und automatischer Email-Versand mit Compliance-Dokumenten. Die Flows nutzen Fehlerbehandlung und Retry-Mechanismen für maximale Zuverlässigkeit.

Power AutomateSharePoint OnlineOffice 365

Abteilungsspezifisches Wissensmanagement

Das System verwaltet 35 verschiedene Wissensdokumente, organisiert in 5 Kategorien pro Abteilung: Dokumentationen, FAQs, Handbücher, Compliance und Organisationsinfos. Jede Abteilung (Buchhaltung, Einkauf, Ingenieure, Lagermitarbeiter, Vertrieb) erhält maßgeschneiderte Informationen. Die KI-gestützte Suche durchsucht automatisch die relevanten Dokumente basierend auf Abteilungszugehörigkeit und Fragekontext.

Power PlatformSharePoint OnlineMicrosoft AI

Compliance-Dokumenten-Management

Vollautomatisierter Versand von rechtlich relevanten Dokumenten: IT- und Internetnutzungsrichtlinie, Code of Conduct und Datenschutzerklärung. Das System trackt den Versandstatus, ermöglicht Upload unterschriebener Dokumente und verwaltet den Compliance-Status jedes Mitarbeiters. Integration mit Office 365 für professionelle Email-Templates mit Corporate Design.

Office 365Power AutomateSharePoint Online

Fortschrittsverwaltung und Status-Tracking

Jeder Mitarbeiter erhält eine eindeutige RIVAtech-ID zur Nachverfolgung des Onboarding-Fortschritts. Das System bietet Status-Abfragen, Dokumenten-Upload-Funktionalität und Übersicht über erledigte/offene Aufgaben. Automatische Erinnerungen und Eskalationen sorgen für zeitgerechte Abwicklung aller Onboarding-Schritte.

Power PlatformSharePoint OnlinePower Automate

Skalierbare Microsoft 365 Integration

Nahtlose Integration in die Microsoft 365 Umgebung durch standardisierte Connection References für SharePoint Online und Office 365. Sichere Authentifizierung über Azure AD, DSGVO-konforme Datenspeicherung und Enterprise-grade Sicherheitsstandards. Die Lösung nutzt Microsoft-hosted Runtime für maximale Verfügbarkeit und Performance.

AzureMicrosoft 365Power Platform

Ergebnisse & Mehrwert

Die Implementierung des PowerPlatform Onboarding Agents führte zu einer Transformation des HR-Prozesses: Der administrative Aufwand für das Mitarbeiter-Onboarding konnte um etwa 70% reduziert werden, da repetitive Aufgaben vollständig automatisiert wurden. Die Durchlaufzeit des Onboarding-Prozesses verkürzte sich von durchschnittlich 3-4 Wochen auf 1-2 Wochen. Die Mitarbeiterzufriedenheit stieg signifikant durch die 24/7-Verfügbarkeit des Agents und die sofortige Bereitstellung relevanter Informationen. HR-Mitarbeiter können sich nun auf strategische Aufgaben konzentrieren, während der Agent routinemäßige Fragen und Datenerfassung übernimmt.