CoE Environments CleanUp: Tenantweite Power Platform Environment Governance

Problemstellung / Herausforderung

Die Stadt Wien betreibt als großer öffentlicher Auftraggeber hunderte von Power Platform Environments. Viele dieser Environments werden nach Projektabschluss nicht mehr genutzt, verbrauchen aber weiterhin wertvolle Ressourcen und Kapazitäten. Die manuelle Identifikation und Verwaltung dieser ungenutzten Environments war extrem zeitaufwändig (ca. 20 Stunden pro Woche), fehleranfällig und nicht nachvollziehbar für Audit-Zwecke. Es fehlte ein strukturierter Prozess zur Kontaktaufnahme mit Environment-Verantwortlichen und zur DSGVO-konformen Dokumentation aller Entscheidungen.

Meine Rolle & Beitrag

Als Power Platform Solution Architect entwickelte ich die komplette Governance-Lösung von der Architektur bis zur produktiven Implementierung. Meine Verantwortung umfasste das Design der 4 Dataverse-Entities für strukturierte Datenhaltung, die Entwicklung von 14 orchestrierten Cloud Flows für den vollautomatisierten Eskalationsprozess, die Integration mit AI Builder für intelligente Namenskonventionen-Prüfung sowie die Konfiguration des Testing-Frameworks mit Azure AD Gruppen-Integration. Zusätzlich erstellte ich umfassende Dokumentation (24 Dokumente) für alle Stakeholder-Gruppen.

Lösungsansatz & Architektur

Die Lösung basiert auf einer modernen Power Platform-Architektur mit Dataverse als zentralem Datenspeicher. Ein täglicher Sync-Flow bezieht Environment-Daten aus Power BI (CoE Starter Kit), prüft Aktivitätslogs und identifiziert Environments ohne Aktivität > 90 Tage. Ein 3-stufiges Eskalationssystem (Initial → Erinnerung nach 7 Tagen → Finale Benachrichtigung nach 5 weiteren Tagen) kommuniziert automatisch mit Environment-Ownern via Microsoft Forms. Nach Genehmigung werden Environments kontrolliert gelöscht. AI Builder prüft Namenskonventionen und Error Handling protokolliert alle Fehler für kontinuierliche Verbesserung.

Technische Details & Kernfunktionen

Automatische Datenerfassung & Sync (CoE1)

Der Hauptflow "CoE1v4EnvironmentsCleanUp_Update_SharepointList" läuft täglich um 04:00 Uhr und synchronisiert Environment-Daten aus Power BI. Er erfasst für jedes Environment: Power Apps (Anzahl, letzte Nutzung), Cloud Flows (aktiv/inaktiv), Desktop Flows, Business Process Flows, Power Virtual Agents und AI Builder Models. Über 90 Tage inaktive Environments werden automatisch für Eskalation markiert.

Power AutomatePower BIDataverse

3-Stufiges Eskalationssystem (CoE2, CoE3, CoE4)

Das Eskalationssystem besteht aus drei Flows: CoE2 versendet die Initial-Benachrichtigung, CoE3 die Erinnerung nach 7 Tagen ohne Reaktion, CoE4 die finale Benachrichtigung nach weiteren 5 Tagen. Jede Stufe verwendet personalisierte E-Mails mit direktem Link zum Microsoft Forms-Formular. Der Owner kann wählen zwischen "Weiterhin nutzen" (30 Tage Reset) oder "Löschen genehmigen".

Power AutomateOffice 365 OutlookMicrosoft Forms

Dataverse-basierte Datenhaltung (4 Entities)

Vier Custom Entities bilden das Rückgrat: "coe_environments" speichert alle Environment-Daten mit Eskalationsstatus, "coe_activitylogs" protokolliert Aktivitäten, "coe_errorlog" fängt Fehler für Troubleshooting auf, und "coe_approvals" verwaltet Genehmigungsprozesse. Views und Security Roles ermöglichen granulare Zugriffssteuerung. Die Migration von SharePoint zu Dataverse verbesserte Performance um 70%.

DataverseCustom EntitiesSecurity Roles

KI-gestützte Namenskonventionen-Prüfung

Ein AI Builder GPT Prompt analysiert Environment-Namen auf Konformität mit den Namenskonventionen der Stadt Wien. Das System erkennt automatisch abweichende Benennungen und markiert diese für manuelle Prüfung. Die KI-Unterstützung ermöglicht eine konsistente Governance auch bei großer Environment-Anzahl ohne manuellen Aufwand.

AI BuilderGPT Dynamic PromptPower Automate

Umfassendes Error Handling & Monitoring

Jeder der 14 Flows implementiert robustes Error Handling mit Try-Catch-Patterns. Fehler werden automatisch in der ErrorLog-Entity protokolliert mit Flow-Name, Fehlermeldung, Timestamp und Environment-Context. Das Monitoring-Dashboard ermöglicht proaktive Fehlererkennung. Capacity-Monitoring (CoE7) überwacht zusätzlich Speicherverbrauch und sendet Alerts bei Grenzwertüberschreitung.

Power AutomateDataverseError Handling

Testing-Framework & Azure AD Integration

Version 1.0.0.9 führte ein vollständiges Testing-Framework ein mit konfigurierbaren Test-Mail-Adressen. CoEHELPER verwaltet Azure AD Gruppen für erweiterte E-Mail-Verwaltung. Neue Environment Variables ermöglichen bequemes Umschalten zwischen Test- und Produktionsmodus ohne Code-Änderungen. Die App Modules "EnvironmentCleanUpTesting" und "PowerPlatformUmgebungsmonitor" bieten Admin-Oberflächen.

Azure AD GroupsPower AppsEnvironment Variables

Ergebnisse & Mehrwert

Die Implementierung des CoE Environments CleanUp Systems transformierte die Environment-Governance der Stadt Wien: Der manuelle Arbeitsaufwand sank von 20 auf unter 1,5 Stunden pro Woche (-92%). Die durchschnittliche Reaktionszeit der Environment-Owner verbesserte sich von 14 auf 4 Tage (-71%). Erstmals besteht vollständige Audit-Nachweisbarkeit (0% → 100%) für alle Environment-Entscheidungen. Der quantifizierte ROI beläuft sich auf ca. €3.500 monatliche Einsparungen. Die Lösung ist seit 2025 produktiv im Einsatz und verwaltet kontinuierlich hunderte von Environments unter DSGVO-Compliance.