Stadt Wien - Center of Excellence (CoE)
Power Platform Governance: Tenantweite Steuerung für die Stadt Wien
Projektübersicht
Das Power Platform Governance-Projekt etabliert ein umfassendes Steuerungsrahmenwerk für die sichere und effiziente Nutzung der Microsoft Power Platform im gesamten Stadt Wien Tenant. Die Lösung umfasst Governance-Richtlinien, standardisierte Prozesse für Environment-Verwaltung, rollenbasierte Berechtigungskonzepte und technische Kontrollen. Drei Kernumsetzungsprojekte bilden das Fundament: Entscheidungsbäume für standardisierte Genehmigungsprozesse, Center of Excellence (CoE) Einrichtung für zentrale Steuerung, und DLP-Richtlinien Integration für Datensicherheit.
Governance im Überblick
Umsetzungsprojekte
Entscheidungsbäume
Standardisierte Workflow-Diagramme für Genehmigungsprozesse. Definieren klare Entscheidungspfade für Environment-Beantragung, App-Veröffentlichung und Connector-Freigaben.
Center of Excellence (CoE) Einrichtung
Implementierung des Microsoft CoE Starter Kits für zentrale Verwaltung und Monitoring aller Power Platform Ressourcen. Umfasst Übersicht, Anleitungen und Teams-Integration.
DLP Richtlinien Integration
Konfiguration von Data Loss Prevention Richtlinien in Microsoft Purview für tenantweite Datensicherheit. Kontrolliert Connector-Nutzung und Datenflüsse.
Projekt im Detail (Case Study)
Problemstellung / Herausforderung
Die Stadt Wien mit hunderten von Abteilungen und tausenden von Mitarbeitern stand vor der Herausforderung, die dezentrale Nutzung der Microsoft Power Platform zu steuern. Ohne einheitliche Governance entstanden "Schatten-IT" Lösungen, inkonsistente Sicherheitsstandards, unkontrollierte Environment-Proliferation und fehlende Übersicht über entwickelte Lösungen. Es fehlten standardisierte Prozesse für Genehmigungen, Berechtigungen und Datenschutz-Compliance.
Meine Rolle & Beitrag
Als Power Platform Governance Architect entwickelte ich das komplette Steuerungsrahmenwerk für die Stadt Wien. Meine Verantwortung umfasste die Erstellung des Governance-Dokuments mit allen Richtlinien und Prozessen, die Konzeption und Implementierung von Entscheidungsbäumen für standardisierte Workflows, die Einrichtung des Center of Excellence mit CoE Starter Kit, die Integration von DLP-Richtlinien via Microsoft Purview, sowie die Erstellung umfangreicher Dokumentation (Leitfäden, Admin-Guides, Schulungsmaterialien).
Lösungsansatz & Architektur
Die Governance-Lösung basiert auf einem mehrstufigen Ansatz: Ein zentrales Governance-Dokument definiert alle Richtlinien, Rollen und Prozesse. Entscheidungsbäume automatisieren Genehmigungsprozesse für neue Apps, Environments und Connector-Anfragen. Das CoE Starter Kit ermöglicht zentrale Überwachung aller Power Platform Ressourcen. DLP-Richtlinien in Microsoft Purview kontrollieren tenantweite Datenflüsse. Leitfäden und Schulungen unterstützen die Adoption bei allen Benutzergruppen.
Power Platform Governance - Architektur
Governance-Rahmenwerk
Entscheidungsbäume
Center of Excellence
DLP Richtlinien
Stadt Wien Power Platform Tenant
Drei-Säulen-Modell für umfassende Power Platform Governance.
Technische Details & Kernfunktionen
Governance-Dokument & Rahmenwerk
Das zentrale Governance-Dokument (StadtWien_PowerPlatform_Governance.docx/pdf) definiert alle Richtlinien, Rollen und Verantwortlichkeiten. Es umfasst: Umgebungstypen und Namenskonventionen, Berechtigungskonzepte, App-Lifecycle-Management, Connector-Richtlinien und Compliance-Anforderungen. Das Dokument ist in mehreren Versionen (Draft v0.2, Finale Version) entwickelt und mit Stakeholdern abgestimmt worden.
Entscheidungsbäume & Workflow-Diagramme
Visuelle Entscheidungsdiagramme unterstützen standardisierte Genehmigungsprozesse. Finale Dokumente, Entwürfe, Leitfäden und grafische Diagramme ermöglichen allen Beteiligten, Genehmigungspfade zu verstehen. Die Bäume decken ab: Neue Environment-Beantragung, App-Veröffentlichungs-Genehmigung, Premium-Connector-Freigabe und Ausnahme-Eskalationen.
Center of Excellence (CoE) Starter Kit
Das Microsoft CoE Starter Kit wurde für die Stadt Wien angepasst und deployed. Es bietet: Zentrale Inventarisierung aller Apps, Flows und Environments, Audit-Logs für Compliance, automatisches Monitoring inaktiver Ressourcen (siehe auch CoE Environments CleanUp Projekt), und standardisierte Vorlagen für neue Entwicklungen. Schulungsmaterialien und Teams-Integration unterstützen die Adoption.
DLP Richtlinien via Microsoft Purview
Die DLP-Konfiguration (Microsoft_Pureview_DLP_Konfiguration.docx) definiert tenantweite Datenschutzrichtlinien. Connectors werden in Business, Non-Business und Geblockt kategorisiert. Die Trennung verhindert unkontrollierten Datenfluss zwischen sensiblen Systemen und externen Diensten. Die Konfiguration ist in Purview zentral verwaltet und gilt für alle Power Platform Environments.
Ergebnisse & Mehrwert
Das Governance-Projekt etablierte erstmals eine einheitliche Steuerung der Power Platform für die gesamte Stadt Wien. Die standardisierten Prozesse über Entscheidungsbäume beschleunigen Genehmigungen bei gleichzeitiger Compliance-Sicherheit. Das CoE ermöglicht zentrale Überwachung und proaktives Management der wachsenden Power Platform Landschaft. Die DLP-Richtlinien gewährleisten Datensicherheit ohne die Produktivität zu beeinträchtigen. Das umfangreiche Dokumentationspaket unterstützt alle Benutzergruppen von Endanwendern bis Administratoren.
Gemeisterte Herausforderungen & Lernerfahrungen
Herausforderung: Stakeholder-Alignment
Die Governance-Einführung erforderte Abstimmung mit vielen Abteilungen. Unterschiedliche Bedürfnisse (IT-Sicherheit vs. Fachbereichs-Agilität) mussten balanciert werden. Lösung: Iterative Dokumententwicklung mit Draft-Versionen, regelmäßige Review-Sessions und klare Eskalations-Pfade für Ausnahmen in den Entscheidungsbäumen.
Lernerfahrung: CoE Starter Kit Anpassung
Das Standard-CoE-Kit musste für die Stadt Wien Anforderungen angepasst werden. Deutsche Lokalisierung, spezifische Namenskonventionen und Integration mit bestehenden IT-Prozessen. Lösung: Modulare Anpassungen dokumentiert in separaten Anleitungen, Teams-Integration für bessere Adoption.
Lernerfahrung: DLP-Kategorisierung
Die Einteilung von 400+ Connectors in Business/Non-Business/Geblockt erforderte detaillierte Analyse. Lösung: Priorisierung nach Nutzungshäufigkeit und Risiko, klare Kriterien für Kategorisierung, und dokumentierter Prozess für Änderungsanträge.
Herausforderung: Dokumentationspflege
Ein umfangreiches Governance-Rahmenwerk erfordert kontinuierliche Pflege. Lösung: Versionierte Dokumente, klare Verantwortlichkeiten, und Integration der Dokumentation in SharePoint mit automatischen Review-Erinnerungen.
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