Stadt Wien
Robotic Process Automation: Automatisierung von Verwaltungsprozessen
Projektübersicht
Das RPA-Projekt automatisiert manuelle Verwaltungsprozesse im Verwaltungs-System der Stadt Wien mittels Power Automate Desktop (Attended Flow). Die Lösung führt repetitive Dateneingaben und Prüfvorgänge im Bereich Sozialleistungen automatisiert durch, während der Sachbearbeiter die Steuerung behält. Mit einem umfassenden Service-Logging-System in Dataverse werden alle Ausführungen protokolliert und archiviert, was vollständige Transparenz und Nachvollziehbarkeit für Compliance-Anforderungen gewährleistet.
Screenshots & Einblicke
Detailliertes Ausführungsdiagramm des RPA-Flows mit allen Schritten und Entscheidungspunkten.
Dataverse-basiertes Logging-System für vollständige Nachvollziehbarkeit aller Ausführungen.
Der Flow läuft im PiP-Modus, sodass der Sachbearbeiter parallel arbeiten kann.
Lösung im Überblick
Kernfunktionen
Attended RPA Flow
Power Automate Desktop Flow im Attended-Modus mit voller Benutzerkontrolle. Der Sachbearbeiter startet und überwacht die Automatisierung.
UI-Automatisierung
Automatisierte Navigation und Dateneingabe in der Legacy-Oberfläche mittels UI-Recorder und Bilderkennungsaktionen.
Service Logging System
3 Dataverse-Entities für vollständige Protokollierung: Run (Einzelausführung), Register (Ereignisse), Aggregation (Reporting).
Compliance & Audit
Lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Aktionen für Audit-Anforderungen. Berechtigungsleitfaden und Datenschutzdokumentation.
Projekt im Detail (Case Study)
Problemstellung / Herausforderung
Die Magistratsabteilung 40 (Soziales, Sozial- und Gesundheitsrecht) der Stadt Wien verarbeitet täglich große Mengen an Sozialleistungsanträgen im System. Die manuelle Dateneingabe und -prüfung war zeitaufwändig, fehleranfällig und nicht skalierbar. Sachbearbeiter mussten repetitive Eingaben in der Oberfläche durchführen, was zu Ermüdung und inkonsistenter Datenqualität führte. Zudem fehlte eine systematische Protokollierung der durchgeführten Aktionen für Audit- und Compliance-Zwecke.
Meine Rolle & Beitrag
Als RPA-Entwickler und Power Platform Solution Architect konzipierte und implementierte ich die komplette Attended Flow-Lösung. Meine Verantwortung umfasste das Design des Desktop Flows mit allen UI-Interaktionen für das System, die Entwicklung des Service-Logging-Systems mit 3 Dataverse-Entities für lückenlose Protokollierung, die Erstellung des Picture-in-Picture (PiP) Modus für paralleles Arbeiten sowie die umfassende technische und Benutzerdokumentation. Zusätzlich begleitete ich die Qualitätssicherung und das Testing.
Lösungsansatz & Architektur
Die Lösung basiert auf einem Attended Power Automate Desktop Flow, der im Picture-in-Picture Modus läuft. Der Sachbearbeiter startet den Flow manuell und behält die volle Kontrolle über den Prozess. Der Flow navigiert durch die Oberfläche, führt Dateneingaben durch und validiert Ergebnisse. Ein dreistufiges Dataverse-basiertes Logging-System protokolliert jeden Lauf (Run), jedes Ereignis (Register) und aggregiert die Daten für Reporting. Environment Variables ermöglichen die Konfiguration für verschiedene Umgebungen (Dev, Test, Prod).
RPA - Systemarchitektur
Benutzer (Sachbearbeiter)
Power Automate Desktop Flow
System (Legacy UI)
Dataverse Logging (3 Entities)
Attended RPA-Flow mit dreistufigem Logging-System für vollständige Transparenz.
Technische Details & Kernfunktionen
Power Automate Desktop Flow (Attended)
Der Hauptflow führt die Automatisierung aus. Er nutzt UI-Automation (Recorder, Clicks, Texteingaben), Conditional Logic für Fallunterscheidungen und Error Handling für robuste Ausführung. Der Flow läuft im Picture-in-Picture Modus, sodass der Sachbearbeiter parallel arbeiten kann.
Dataverse Logging Architektur (3 Entities)
Das Logging-System besteht aus: pad_logging_run (einzelne Ausführungen mit Start/Ende, Status, Dauer), pad_logging_register (detaillierte Ereignisse pro Lauf), pad_logging_aggregation (aggregierte Daten für Reports und Dashboards).
Environment Variables & Konfiguration
Eine Environment Variable ermöglicht die Umschaltung zwischen Entwicklungs-, Test- und Produktionsumgebung ohne Code-Änderungen. Dies vereinfacht das Deployment und Testing erheblich.
Dokumentation & Qualitätssicherung
Das Projekt umfasst umfangreiche Dokumentation: Technischer Leitfaden für Entwickler, Benutzerhandbuch für Sachbearbeiter, Berechtigungsleitfaden für Administratoren, Ausführungsdiagramme (PDF/JPG), Demo-Videos (MP4) und Prozessbeschreibungen. Strukturierte QA-Phase mit Testing-Dokumentation.
Ergebnisse & Mehrwert
Das RPA-Projekt transformiert die Sozialleistungsverwaltung der Stadt Wien von manueller Bearbeitung zu automatisierter Effizienz. Der Attended Flow automatisiert repetitive Dateneingaben bei voller Benutzerkontrolle. Das Service-Logging-System bietet erstmalig vollständige Transparenz über alle durchgeführten Aktionen. Die Lösung ist seit 2025 produktiv im Einsatz und wird kontinuierlich weiterentwickelt.
Gemeisterte Herausforderungen & Lernerfahrungen
Herausforderung: Legacy UI-Automatisierung
Das System ist eine Legacy-Anwendung ohne moderne API-Schnittstelle. Die UI-Automatisierung musste robust gegen kleine UI-Änderungen sein. Lösung: Kombination aus Element-Selektoren und Bilderkennungsaktionen als Fallback, sowie intelligentes Warten auf UI-Elemente mit Timeout-Handling.
Lernerfahrung: Attended vs. Unattended RPA
Die Entscheidung für Attended Flow war bewusst: sensible Sozialleistungsdaten erfordern menschliche Aufsicht. Der PiP-Modus ermöglicht dem Sachbearbeiter, parallel zu arbeiten während der Bot läuft. Dies kombiniert Automatisierungseffizienz mit menschlicher Kontrolle und Verantwortung.
Lernerfahrung: Dreistufiges Logging-System
Ein einfaches Log reicht nicht für Audit-Anforderungen des öffentlichen Dienstes. Lösung: Dreistufige Architektur mit Run (Makro-Ebene), Register (Detail-Ebene) und Aggregation (Reporting-Ebene). Dies ermöglicht sowohl granulares Troubleshooting als auch Management-Reporting.
Herausforderung: Benutzerakzeptanz
RPA-Einführung erfordert Change Management. Sachbearbeiter mussten verstehen, dass der Bot sie unterstützt, nicht ersetzt. Lösung: Umfangreiches Benutzerhandbuch, PiP-OnePager für schnellen Einstieg, und Demo-Videos zur Veranschaulichung des Workflows.
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