Powerfully GmbH · Endprodukt QualiReport für die Qualibroker AG
QualiReport: Digitales Broker-Management mit Power Apps, Dataverse & Encodian
Projektübersicht
Für die Powerfully GmbH habe ich zentrale Module der Power-Platform-Lösung QualiReport für den Versicherungsbroker Qualibroker AG konzipiert und entwickelt. QualiReport digitalisiert den Jahresgesprächsprozess des Brokers von Ende zu Ende: von der strukturierten Datenerfassung über jährlich versionierte Fragenkataloge und Holding-übergreifende Kundenverwaltung bis zur vollautomatischen Generierung fertiger Dokumente – Word-Templates werden über Encodian dynamisch befüllt und als PDF ausgegeben. Ergänzt wird die Canvas App durch Power-Automate-Flows für Erinnerungen und tägliche Aufgabenlisten, ein vollständiges Audit-Log für revisionsfähige Nachvollziehbarkeit sowie die konsequente Umsetzung der Qualibroker Corporate Identity bis in Logo und Fußzeile der generierten Dokumente.
Lösung im Überblick
Vier Kernmodule
Jahresgespräch & Dokumentgenerierung
FertigDigitalisierung des kompletten Jahresgesprächsprozesses: jährlich versionierte Fragenkataloge, strukturierte Fragenbeantwortung pro Kunde und Jahr und vollautomatische Befüllung von Word-Templates über Encodian mit über 15 Mergefields – bis zum fertigen PDF ohne manuelle Nachbearbeitung.
Holding-Gruppenmanagement
FertigWiederverwendbare Komponente für den Wechsel zwischen Kunden innerhalb derselben Holding, Massenänderungen von Jahresgesprächsdaten auf Holding-Ebene und eine Preview-Logik mit visueller Bestätigung vor gruppenweiten Änderungen.
Audit-Log & Revisionsfähigkeit
FertigVollständiges Audit-Trail-System mit separatem Screen für die Änderungshistorie. Choice-Werte werden über eine DeckungLabel-Tabelle korrekt als Klartext aufgelöst, Änderungen werden übersichtlich zweizeilig in einer Von/Auf-Struktur dargestellt.
Reminder & Nachverfolgung
FertigDedizierter Screen für Traktanden (Besprechungspunkte) mit Filterung nach zuständigen Personen und durchsuchbarer Gallery. Power Automate versendet automatische Erinnerungen: 7-Tage-Reminder für offene Punkte und tägliche Aufgabenlisten als benutzerindividuelle HTML-E-Mails.
Kernfunktionen der App (6)
Filterbares Dashboard
Durchsuchbares, filterbares Dashboard als zentraler Einstieg – optimiert mit Referenzanzeige und einem Status-Indikator-System (grüner Haken, oranges Ausrufezeichen, rote Glocke) samt Tooltips.
Dynamische Policen-Sortierung
Zweistufiges Sortierungssystem für Versicherungspolicen mit persistenter manueller Anpassung: Ein kombiniertes Sortierfeld (CombinedSort) hält die Abfragen delegierbar, UP/DOWN-Buttons erlauben die Sortierung innerhalb der Branchenkategorien.
Fragenkatalog & Antworten
Flexibles Fragenkatalog-System mit jährlicher Versionierung. Antworten werden strukturiert pro Kunde und Jahr in Dataverse gespeichert und bleiben eindeutig ihrem Gesprächsjahr zugeordnet.
Betriebsrechtsschutz-Logik
Anpassung der fachlichen Logik für Betriebsrechtsschutz, damit diese Deckungsart in der Lösung korrekt abgebildet wird.
Corporate Identity
Konsequente Umsetzung des Qualibroker-Farbschemas (u. a. Rot, Grün, Blau) in der App. Logo und Fußzeile der generierten Dokumente werden dynamisch für QualiReport gesetzt.
Implementierungsdokumentation
Vollständige Implementierungsdokumentation als fester Liefergegenstand – für Wartbarkeit, Weiterentwicklung und eine saubere Übergabe an das Team.
Projekt im Detail (Case Study)
Problemstellung / Herausforderung
Jahresgespräche sind für einen Versicherungsbroker das zentrale Instrument der Kundenbetreuung: Versicherungspolicen werden durchgesprochen, Deckungen geprüft, Besprechungspunkte festgehalten und nachverfolgt. Bei der Qualibroker AG lief dieser Prozess über viele Jahre auf Basis manuell gepflegter Word-Dokumente – mit entsprechend hohem Aufwand für Erstellung, Nachbearbeitung und Nachverfolgung. Informationen zu Policen, Fragenkatalogen, Besprechungspunkten und Zusatzinformationen lagen nicht in einem strukturierten Datenmodell vor, Änderungen waren nicht systematisch nachvollziehbar. Dazu kamen fachliche Besonderheiten: Kunden sind häufig Teil von Holding-Strukturen, sodass Jahresgesprächsdaten über mehrere Gesellschaften hinweg konsistent gepflegt werden müssen. Und auf technischer Seite stießen benutzerdefinierte Sortierungen und größere Datenmengen an die Delegationsgrenzen von Canvas Apps.
Meine Rolle & Beitrag
Als freiberuflicher Power-Platform-Entwickler und Solution Architect für die Powerfully GmbH verantwortete ich Konzeption und Entwicklung zentraler QualiReport-Module: die Erweiterung des Dataverse-Datenmodells (Fragenkataloge, Fragenbeantwortungen, Zusatzinformationen, Beziehungen zwischen Accounts, Policen und Besprechungspunkten), die Canvas-App-Funktionen rund um Dashboard, Jahresgespräch, Policen-Sortierung, Holding-Verwaltung, Audit-Log und Traktanden, die Encodian-basierte Dokumentgenerierung mit dynamisch befüllten Word-Templates, die Power-Automate-Reminder-Flows sowie die Umsetzung der Corporate Identity in App und Dokumenten. Den Abschluss bildete eine vollständige Implementierungsdokumentation für Übergabe und Wartbarkeit.
Lösungsansatz & Architektur
QualiReport ist als Canvas App auf einem strukturierten Dataverse-Datenmodell aufgebaut. Die App führt durch den gesamten Jahresgesprächsprozess: Ein filterbares, durchsuchbares Dashboard dient als Einstieg, jährlich versionierte Fragenkataloge strukturieren das Gespräch, Antworten werden pro Kunde und Jahr gespeichert. Für Holding-Strukturen ermöglicht eine wiederverwendbare Komponente den Wechsel zwischen Kunden derselben Holding sowie abgesicherte Massenänderungen auf Gruppenebene. Die Dokumentausgabe übernimmt Encodian: Word-Templates werden mit über 15 Mergefields dynamisch befüllt und als fertige PDFs ausgegeben – inklusive dynamisch gesetztem Logo und Fußzeile. Power Automate ergänzt die App um automatisierte Erinnerungen (7-Tage-Reminder für offene Besprechungspunkte, tägliche Aufgabenlisten als benutzerindividuelle HTML-E-Mails über Office 365 Outlook). Ein vollständiges Audit-Log auf separatem Screen macht alle Änderungen revisionsfähig nachvollziehbar. Die Anbindung an das Broker-Umfeld erfolgt über Custom Connectors und REST-APIs (u. a. Brokinsoft).
QualiReport – Lösungsarchitektur
Canvas App QualiReport (Qualibroker CI)
Microsoft Dataverse
Power Automate
Encodian
Integration & Output
Eine Canvas App auf strukturiertem Dataverse-Datenmodell – Flows und Encodian automatisieren Erinnerungen und Dokumente bis zum fertigen PDF.
Technische Details & Kernfunktionen
Dataverse-Datenmodell
Das Dataverse-Schema wurde um mehrere neue Tabellen erweitert: ein Fragenkatalog mit jährlicher Versionierung, Fragenbeantwortungen mit Lookups zu Account und Frage, Zusatzinformationen für die Kundenübersicht sowie strukturierte QuestionnaireResponses. N:1- und 1:N-Beziehungen verbinden Accounts, Versicherungspolicen (InsurancePolicies) und Besprechungspunkte (JGBesprechungspunkte) zu einem konsistenten, auswertbaren Datenmodell.
Encodian-Dokumentgenerierung: Word → PDF
Vom manuell gepflegten Word-Dokument zum vollautomatischen PDF-Output: Word-Templates werden über Encodian dynamisch befüllt – mit über 15 Mergefields für die Inhalte des Jahresgesprächs. Logo und Fußzeile werden dynamisch für QualiReport gesetzt, sodass die Dokumente CI-konform aus der App heraus entstehen. Der komplette Weg von der Datenerfassung bis zum fertigen Dokument läuft ohne manuelle Nachbearbeitung.
Canvas-App-Logik: Delegation & Performance
Die benutzergesteuerte Policen-Sortierung ist Delegation-freundlich gelöst: Ein kombiniertes Sortierfeld (CombinedSort) mit MinSortIndex-Branchenreihenfolge hält die Abfragen serverseitig delegierbar, während UP/DOWN-Buttons die manuelle Reihenfolge innerhalb der Branchenkategorien persistent anpassen. Eine ForAll-basierte Initialisierungslogik, Batch-Operationen und Lazy Initialization sorgen auch bei größeren Datenmengen für gute Performance.
Power-Automate-Flows: Reminder & Aufgabenlisten
Der JG Action Reminder Flow versendet täglich automatische Aufgabenlisten an die zuständigen Mitarbeitenden – mit komplexer Filterlogik für Jahresfreigaben (7-Tage-Fenster) und dynamisch generierten HTML-Tabellen pro Benutzer, versendet über Office 365 Outlook. Ergänzend erinnert ein 7-Tage-Reminder-Flow mit benutzerindividuellen HTML-E-Mails an offene Traktanden, damit Besprechungspunkte aus Jahresgesprächen nicht liegen bleiben.
Audit-Log & UI/UX im Qualibroker-Design
Ein vollständiges Audit-Trail-System dokumentiert Änderungen auf einem separaten Screen: Choice-Werte werden über eine DeckungLabel-Tabelle korrekt als Klartext dargestellt, Änderungen erscheinen zweizeilig in einer Von/Auf-Struktur. Für die Benutzerführung sorgen das Qualibroker-Farbschema, ein Status-Indikator-System mit visuellen Icons (grüner Haken, oranges Ausrufezeichen, rote Glocke), Tooltip-basierte Statusinformationen und Dashboard-Optimierungen wie die Referenzanzeige.
Ergebnisse & Mehrwert
Mit QualiReport steht der Qualibroker AG eine vollständig digitalisierte Lösung für ihre Jahresgesprächsprozesse zur Verfügung – mit End-to-End-Automatisierung von der Datenerfassung bis zur PDF-Generierung. Die Eliminierung der manuellen Word-Nachbearbeitung bringt eine deutliche Zeitersparnis im Berichtswesen; die generierten Dokumente entstehen CI-konform und reproduzierbar direkt aus der App. Das Audit-Trail-System macht Änderungen revisionsfähig nachvollziehbar, die Holding-Logik ermöglicht gruppenweites Arbeiten ohne Mehrfachpflege – abgesichert durch eine Preview-Bestätigung. Automatische Reminder und tägliche Aufgabenlisten sorgen für eine strukturierte Nachverfolgung aller Kundeninteraktionen. Die Implementierungsdokumentation sichert Wartbarkeit und Weiterentwicklung über die Projektlaufzeit hinaus.
Gemeisterte Herausforderungen & Lernerfahrungen
Herausforderung: Delegation bei benutzerdefinierter Sortierung
Benutzergesteuerte Sortierreihenfolgen und Dataverse-Delegation vertragen sich in Canvas Apps nicht ohne Weiteres: Sobald clientseitig sortiert wird, drohen Delegation Warnings und unvollständige Ergebnisse. Lösung: ein kombiniertes Sortierfeld (CombinedSort) mit MinSortIndex-Logik für die Branchenreihenfolge. Die Abfrage bleibt serverseitig delegierbar, die manuelle UP/DOWN-Sortierung innerhalb der Branchenkategorien bleibt persistent erhalten.
Herausforderung: Performance bei Initialisierung und Massenoperationen
Die Initialisierung der Sortierindizes und andere Massenoperationen über größere Datenbestände drückten zunächst auf die Performance. Lösung: Lazy Initialization – Daten werden erst geladen und initialisiert, wenn sie gebraucht werden – kombiniert mit ForAll-basierten Batch-Operationen statt vieler Einzelaufrufe.
Herausforderung: Jahresabhängige Datenstrukturen
Fragenkataloge ändern sich von Jahr zu Jahr, Antworten müssen aber dauerhaft ihrem Gesprächsjahr zugeordnet bleiben. Lösung: ein versionierter Fragenkatalog mit flexibler Verwaltungs-UI. Jede Fragenbeantwortung referenziert Kunde, Frage und Jahr – so bleiben historische Jahresgespräche unverändert nachvollziehbar, während der Katalog weiterentwickelt wird.
Lernerfahrung: Gruppenweite Änderungen brauchen Absicherung
Massenänderungen auf Holding-Ebene sparen viel Pflegeaufwand, bergen aber das Risiko ungewollter Änderungen über viele Datensätze hinweg. Deshalb wurde eine Preview-Logik mit visueller Bestätigung vorgeschaltet: Anwender sehen vor der Ausführung genau, welche Kunden und Daten betroffen sind, und bestätigen die Änderung bewusst.
Lernerfahrung: Migration einer gewachsenen Dokumentationspraxis
Über viele Jahre manuell gepflegte Word-Dokumentation lässt sich nicht per Big Bang ablösen. Die gewachsene Dokumentstruktur wurde deshalb sanft überführt: Die vertrauten Word-Dokumente wurden zu Templates mit Mergefields, die Inhalte in ein strukturiertes Datenmodell übersetzt. Das Ergebnis sieht aus wie gewohnt – entsteht aber vollautomatisch.
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